KOMUNIKASI BISNIS (Tugas 2)

1.      Jenis-jenis Komunikasi

A. Jenis komunikasi menurut cara penyampaianya :

·         Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.

·         Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa: Blangko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar. Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat. Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.

B. Jenis jenis komunikasi menurut kelangsunganya

 Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

·         Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

·         Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

C. Jenis jenis komunikasi menurut perilakunya

Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

·         Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

·         Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

·         Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

D. Jenis jenis komunikasi menurut maksudnya

Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud  tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah: Pidato, Ceramah, Wawancara, Memberi tugas atau perintah.

E. Jenis jenis komunikasi menurut ruang lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

·         Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 4 macam yaitu:

ü  Komunikasi vertikal

ü  Komunikasi horizontal

ü  Komunikasi diagonal

ü  Komunikasi Eksternal.

·         Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk : Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.

F. Jenis jenis komunikasi menurut aliran informasi

Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

·         Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

·         Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

·         Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

·         Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

·         Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

G. Jenis jenis komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat  terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi

·         Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

·         Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

·         Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

H. Jenis jenis komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

·         Komunikasi antara individu dengan individu yang lain

·         Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

·         Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

I.Jenis jenis komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

·         Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

·         Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

2. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

A. Keuntungan menguasai TI

ü  Bidang Sosial

Dalam bidang ini kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara satu tempat dan tempat lain dengan menggunakan berbagai media seperti internet.

ü  Bidang Pendidikan

Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang sebagai contoh dengan adanya e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis Teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

ü  Bidang Ekonomi

Semakain maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-transaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

ü  Bidang Pemerintahan

Teknologi Informasi dan komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-goverment membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. E-goverment juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

B. Pemanfaatan TIK di Sektor Bisnis
      Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang penting, tetapi dulu perusahaan memiliki pengaruh yang kecil. Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan yang terbatas atas layanan yang diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola secara monopoli. Hari ini, para pengguna korporat meletakkan bersama keseluruhan jejaring di bawah kontrol mereka, memotong-pintas jejaring publik sebagian atau seenuhnya. Deregulation dan teknologi digital baru telah mengizinkan perusahaan untuk secara sadar merancang dan mengoperasikan jejaring telekomunikasi internal dan privat untuk meningkatkan posisi kompetitif mereka. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.
       Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
      Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.
      Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.
       Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.

C.  Contoh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.

3.Perencanaan Peran Bisnis

A. Penentuan proses komunikasi

Secara teknis, proses komunikasi dapat dijelaskan bahwa elemen-elemen serta proses-proses yang terlibat dalam proses kominikasi adalah sebagai berikut :
a. Pengirim (Sender) atau sumber yang memulai komunikasi. Dalam satu atau lebih orang lain. Misalnya seorang pemimpin berkomunikasi dengan bawahannya bukan saja dalam rangka memberikan perintah, instruksi dan bimbingan serta pembinaan, akan tetapi juga dalam rangka memberikan suasana kerja yang intim dan serasi denganperilaku organisasional yang dijiwai oleh semangat kerja sama.
b. Pengkodean (Encoding). Pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan cara menterjemahkan ke dalam serangkaian symbol atau isyarat. Pengkodean ini penting karena informasi hanya dapat diteransfer dari satu orang kepada orang lainmelaui gambar atau simbol. Karena komunikasi adalah objek pengkodean, pengirim berusaha menetapkan mutualitas dari suatu pengertian bersama dengan penerima dengan memilih symbol-simbol. Biasanya dalam bentuk kata-kata atau isyarat yang diyakini oleh pengirim akan diinterpesika oleh penerima dengan maksud yang sama.
c. Pesan (Message). Pesan adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. Pesan dapat berupa segala bentuk yang dapat dirasakan atau diterima oleh satu atau lebih indra penerima.
d. Saluran (Channnel). Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. Kanal harus disesuaikan dengan bentuk pesannya supaya komunikasi dapat dilakukan lebih efisien dan efektif.
e. Penafsiran Kode (Decoding). Penafsiran kode adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkan-nya menjasi informasi yang berarti baginya. Penafsiran kode dipengaruhi oleh (1) Pengalaman masa lalu si penerima, (2) interprestasi pribadi terhadap simbol atau isyarat yang digunakan, (3) harapan (orang cenderung mendengarkan apa yang dia ingin dengarkan) serta (4) Kesamaan pengertian arti dengan pengirim.
f. Penerima ( Receiver). Penerima adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.
g. Gangguan (Noise). Gangguan adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses komunikasi.
h. Umpan Balik (Feedback). Feedback adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim.

B. Penetapan Tujuan

Tujuan (goals) merupakan target kinerja, yang menjadi alat ukur keberhasilan atau kegagalan kinerja sesuai sasaran yang diharapkan dan direncanakan. sebuah organisasi akan berfungsi secara sistematis apabila organisasi tersebut telah menetapkan tujuan/goals dan rencana strategis terlebih dahulu. Namun demikian, fungsi tersebut dapat terwujud apabila suatu organisasi melibatkan sumber dayanya secara efektif pada tiap tingkatan manajemen dalam mencapai tujuannya. Griffin dan Ebert (2002) menjelaskan secara spesifik 4 maksud utama penetapan tujuan organisasi tersebut.

Penentuan tujuan dapat memberi arah dan panduan bagi para karyawan di semua tingkatan manajemen. Apabila semua karyawan sampai tingkat yang paling bawah mengetahui dengan jelas apa yang ingin dicapai perusahaan maka lebih kecil kemungkinan akan terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengambilan keputusan. Penentuan tujuan dapat membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki. Contohnya, apabila perusahaan menginginkan peningkatan pasar yang lebih besar pada satu tahun selanjutnya maka perusahaan dapat memfokuskan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan ini. Penentuan tujuan dapat membantu perusahaan untuk menentukan budaya perusahaan (corporate culture). Penetapan Tujuan dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan dan melakukan perbaikan.

C.  Analisis Audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.

a.       Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b.      Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c.       Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyakorang.

d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e.      Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.

f.        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasiaudiens, yaitu :

1.       Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2.       Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3.       Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,Why, When, Where, dan How).

4.       Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. 

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuatkomitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,ataukeuangan untuk memastikan keabsahannya.

5.       Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang palingmenarik perhatian audiens.

D.       Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1.       Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.

2.       Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3.       Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

E.       Seleksi Saluran Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

ü  Saluran komunikasi lisan (oral communications)

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.

ü  Saluran komunikasi tertulis (written communicationss)

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Sumber :

http://materikuliahmanajemensemester3.blogspot.co.id/2014/09/a.html

https://ilmuseni.com/dasar-seni/jenis-jenis-komunikasi

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/keuntungan-menguasai-teknologi-informasi/

http://quintanurannisa.blogspot.co.id/2016/03/keuntungan-menguasai-teknologi-informasi.html

http://prihastiwisetyowati.blogspot.co.id/2016/03/komunikasi-bisnis.html