1.
PENGORGANISASIAN
PESAN BISNIS
A. Pengorganisasian
Melalui outline
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks,
maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian?
Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu,
outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara
yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik
outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga
audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan
suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
- Mulailah
dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam
dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya
atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan
atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
- Nyatakan
Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan
disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting
sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
-
Ilustrasi
dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan
illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan
menjadi semakin baik.
B. Pemilihan
Kata yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis
kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti
adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis
audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman
audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang
baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain
efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian
kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut
akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat
Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam
setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam
predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya
berupa kata benda.
1. Tiga
Jenis Kalimat
- Kalimat
Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya
memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
- Kalimat
Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau
lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
- Kalimat
Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah
klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara
Mengembangkan Paragraph
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan
suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan
induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
- Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu
paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran
terhadap ide atau gagasan umum.
- Perbandingan
(Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf
dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran
dengan pemikiran yang lain.
- Pembahasan
Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang
jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
- Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman
paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik
bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
- Pembahasan
Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis
yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu
singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus
merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi,
kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan
yang lainnya, dan jelas.
2.
PERENCANAAN
LAPORAN BISNIS
D. Bagian
Pokok Laporan Bisnis
1) Pendahuluan
Beberapa hal yang dipertimbangkan untuk dikemukakan
pada bagian ini adalah latar belakang masalah, menetapkan masalah dan lingkup
kajian, menyusun pernyataan tujuan, metode pengambilan dan analisis data,
sumber informasi atau data, definisi istilah dan keterbatasan kajian.
2) Isi
atau Teks Laporan
Dalam bagian ini merupakan bagian terpanjang dari
suatu laporan, karena dibahas hal-hal penting secara rinci. Tujuan penulisan
laporan secara sistematis dibahas dalam bab-bab,yang mencangkup temuan fakta
yang penting dan relevan. Hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan
tujuan penulisan laporan harus dibuang.
3) Penutup
Bagian ini mencangkup Rangkuman, Kesimpulan,
Rekomendasi, dan Rencana Tindakan.
E. Pengorganisasian
Isi Dalam Laporan Bisnis
1. Cara
deduksi atau cara langsung
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih
dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat
menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri
sebagai berikut:
- Eksekutif
yang sibuk,
- Lebih
suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
- Ingin
mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
- Ingin
menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah
- Kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
- Ingin
mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
2. Cara
induksi atau cara tak langsung,
Menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru
kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada
prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
- Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya,
- Ingin mengetahui kesimpulan
yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’).
- Merasa
kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu
membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
3. PRESENTASI BISNIS
F. Persiapan
Dasar Presentasi
- Penguasaan
terhadap materi atau topik yang akan dipresentasikan
Merupakan syarat penting yang perlu dimiliki. Karna
ketika kita tidak menguasai materi maka akan menghambat berjalannya proses
presentasi.
- Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Disamping penguasaan materi, kita juga perlu mempergunakan
alat bantu presentasi yang ada agar proses presentasi berjalan dengan optimal.
- Menganalisis
siapa audiens
Seorang pembicara juga perlu mengenal siapa audiens
yang dia hadapi. Pembicara dapat melakukan pendekatan bertanya dengan
menggunakan 5W+1H.
- Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Pembicara juga perlu mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat dimana seseorang akan melakukan presentasi
bisnis.
G. Menganalisa
Audience
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus
mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :
a. Siapa
audiensnya?
Analisis
audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
b. Apa
yang diinginkan audiens?
Agar
penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang
baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
c. Dimana
melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi
dilakukan sangat penting.
d. Kapan
melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama
kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan
hari,dan jam berapa).
e. Mengapa
melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara
harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi
bisnis.
f. Bagaimana
melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain
tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
H. Mempersiapkan
Diri dan Materi
Dalam melakukan presentasi tentu kita harus
mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda
meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri
sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai
penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:
- Mengendalikan
rasa takut
- Membangun
fondasi presentasi
- Mempersiapkan
materi
- Mempersiapkan
diri
Referensi
:
