Ruang Lingkup
Komunikasi Lisan dalam Bernegoisasi
Sebagaimana kita cukup sering mendengar
negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk
merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian
yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai
kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan
sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain.
Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya,
maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah),
senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam
hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta
kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu
dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam
artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola
pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk
saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif
dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui
beberapa tahap yakni:
- Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
- Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
- Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
- Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
- Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat
diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai
dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan
terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga
diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi
pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara
negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan
untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya,
biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win
solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan
pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di
antara kedua belah pihak dapat tercapai.
Komunikasi dalam Tulisan
- Penulisan Kabar atau Berita
Berita ditulis dengan
menggunakan rumus 5W+1H, agar berita itu lengkap, akurat dan memenuhi standar.
Artinya berita itu disusun dalam pola yang baku dan mudah dipahami isinya oleh
pembaca, pendengar atau pemirsa.
Struktur penulisan
berita menggunakan piramida terbalik, tujuannya agar setiap penulisan berita
wartawan dapat tersusun dengan sistematis.
Penulisan berita pada
alinea pertama merupakan inti berita atau isi keseluruhan dari berita. Selain
itu, tubuh berita dan penutup. Dalam piramida terbalik, semakin turun alinea
maka semakin kurang pentingnya isi berita itu.
- Penulisan Pesan-pesan Persuasif
Penulisan
persuasif merupakan suatu usaha untuk merubah sikap kepercayaan atau tindakan
audiens untuk mencapai tujuan.Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan:
- Analisis audiens
- Pertimbangan perbedaan budaya
- Memilih pendekatan organisasional
Dalam membuat
suatu permintaan persuasif perlu diperhatikan manfaat yang didapat baik secara
langsung maupun tidak langsung.
- Korespondensi
(Surat Menyurat)
Korespondensi istilah
yang dikenal sebagai surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan
berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Korespondensi bisnis merupakan
kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak lainnya, baik secara
lembaga atau perorangan yang ada kaitannya dengan bisnis.
STUDI KASUS
Komunikasi Lisan dalam Bernegoisasi
Disini ilustrasi
komunikasi dalam Negosiasi bisnis dengan mengambil kasus negosiasi dengan orang
Jepang. Kontak permulaan merupakan fase yang sangat penting guna membangun
hubungan personal yang berkelanjutan. Kontak permulaan lewat korespodensi,
faksimile atau telepon dianggap sebagai cara yang kurang efektif atau tepat.
Kebanyakan perusahaan Jepang menanggapi dengan lamban, bahkan seringkali tanpa
respon. Hal ini terjadai pertama kerana hambatan bahasa dan komu-nikasi
terutama untuk perusahaan-perusahaan kecil dan menengah yang tidak terbiasa
membuat kontak lang-sung dengan perusahaan asing. Kedua, surat menyurat tidak memberi
infor-masi yang cukup. Tanpa informasi yang cukup, kontak dagang sulit
dilakukan dan negosiasi mengalami kegagalan. Hal kecil yang tidak bisa
disepelekan dalam kontak permulaan adalah kebiasaan menukar kartu nama. Orang
Jepang sangat sulit menghapal ejaan asing, kerana itu kartu nama merupakan
arsip penting yang selalu disimpan dengan cermat. Tanpa kartu nama orang Jepang
akan sulit meng-hubungi calon rekannya. Orang Jepang dalam negosiasi tidak
langsung pada persoalan. Selalu diawali dengan soal-soal yang tidak
relevansinya dengan bisnis. Misalnya, membica-rakan lukisan yang tergantung di
tembok, atau berbasa-basi tentang urusan keluarga. Orang Jepang selalu
mengatakan ya segala hal yang dikemukakan lawan bicaranya. Tetapi jangan salah
mengerti, ya bukan berarti iya saya setuju untuk transaksi, melainkan ya saya
faham apa yang anda sampaikan.
Komunikasi Tulisan
Dahulu kala sebelum
teknologi berkembang seperti sekarang, jika seseorang ingin berkomunikasi
dengan teman maupun keluarganya yang tempat tinggalnya jauh harus menggunakan
selembar kertas yang berisi sebuah tulisan yang ingin disampaikannya. Lalu
dikirim melalui sebuah burung merpati. Kemudian zaman sedikit berkembang,
orang-orang berkomunikasi melalui surat. Sebuah tulisan yang dikirim melalu
kantor pos. Dan, saat ini teknologi yang canggih sudah merambah dunia. Kini,
jika seseorang ingin berkomunikasi dengan kerabat jauhnya, ia dapat mengirim
sebuah surel kepadanya, atau menelponnya.
Sumber:
http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/
https://devita201.wordpress.com/2016/06/05/komunikasi-dalam-tulisan/
